知識管理課後心得 | 080312

個人知識管理 Personal Knowledge Management

　　現代人的生活步調越來越緊張，因為接收資訊的管道越來越多，且必須在短時間內從成堆複雜龐大的資訊中理出頭緒，以因應不斷變動的環境。若能做好個人知識管理，則能幫助我們日理萬機，使工作、生活更有效率。例如運用行事曆軟體記下朋友的生日、在E-mail通訊錄中更新朋友的聯絡方式、或是用RSS閱讀器訂閱新聞網站的最新資訊等，這些活動乍看之下，如同生活的小習慣，其實也是個人知識管理的活動。善用工具來進行個人知識管理，可以把事情化繁為簡，使我們不必為了維護舊有的資訊、處理新進的資訊，而一直不斷重複作相同的建檔、修正檔案的動作，還可在需要的時刻，有效運用這些資訊。

　　關於個人知識管理的應用，我認為必須要考慮的有以下幾點：
1.清楚了解個人知識管理之目的，選用合適的工具
　例如網路上有很多可供選擇的搜尋引擎，這些搜尋引擎各有其功能特色，必須要考量選用哪一種搜尋引擎，所提供的資訊比較能符合自己的目的與需求。當某人為了計畫旅遊想要上網找旅遊資訊，或是為了購買數位產品想要上網比較價格時，可能就必須運用不同的搜尋引擎來達到不同目的。

2.培養熟練工具的使用技巧
　在剛接觸個人知識管理工具時，可能不太熟悉工具的介面與操作方式，反而無法發揮工具的最大效用，因此必須要培養熟練的使用技巧，才能以最迅速方便的方式取得資訊。例如使用搜尋引擎，應輸入什麼關鍵字或如何設定進階搜尋都需要熟練的使用技巧，才能快速地找到完整相關的資料。又如規劃檔案夾、通訊錄的分類排序分式，都會影響到找資料的效率與方便性。

3.新的個人知識管理方式需要適應期
　個人知識管理的方式與個人使用習慣有關，比如查電話號碼，有人比較習慣直接打電話給104查號台或直接問人，有人則比較偏好上網查詢。對於習慣上網的人來說，可能覺得上網查電話，還比打104與對方溝通，並另外拿紙筆記下電話號碼來得方便。但對於不習慣操作電腦的人而言，可能覺得直接打電話或問人，還比另外開電腦連線查詢來得快。
　因此，即便工具本身的功能可依個人偏好去調整，但應用新的個人知識管理方式或許還是需要適應期。舉個人實例來說，記得以前國高中、大學幾乎都是用手抄筆記，到研究所後，因為對Office Word軟體的功能已算熟悉，以及在課堂報告時常會需要用電腦，便開始嘗試改用電腦在課堂上打筆記，一開始不太習慣這樣的方式，總覺得打字好像跟不上老師的講課速度，用手抄好像會比較快、也比較安心。然而漸漸適應熟悉後，開始發現手抄並沒有電腦來得迅速、也不能像電腦一樣可以即時增刪修改，所以有些課不帶電腦反而覺得不方便(習慣成自然，產生依賴感)。

　　個人知識管理的好處在於幫助我們組織零碎的、瑣碎的記憶，讓我們的腦袋有空間思考真正重要的事情。電影「人骨拼圖」(The Bone Collector)即呈現出個人知識管理的效用，片中男主角原來是個警探，在癱瘓以前，每天都會閱讀四份報紙，了解新聞動態，並在工作之餘收集各種材質的東西，建立個人專屬資料庫。雖然癱瘓以後，不能行動自如，但他仍能運用資料庫的知識尋找新線索的靈感，並結合過去觀察累積的經驗，而得以順利破案。

　　好的個人知識管理在工具與人良好的互動之下，可以在關鍵時刻，提出決策的重要參考依據。而依賴個人知識管理工具的同時，備份工作也是不可或缺的。