知識管理課後心得 | 080326

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What’s your strategy for managing knowledge?
(By Morten T. Hansen, Nitin Nohria, and Thomas Tierney)
(被引用 1464 次 from google scholar)
[報告者:我]

  這篇文章主要介紹組織的知識管理策略有哪些、又該如何為組織決定合適的知識管理策略。老師在報告的開始即提到,之前介紹過的幾位學者與Hansen此篇文章可以相對照,對照之下呈現出「吾道以一貫之」的精神,也發現到知識融會貫通的奧妙喔!下表可以看出這三位學者的論點都是二元論,其實談的都是相同的東西,但站在不同的觀點來論述(點圖可放大):

KM Strategy理論比較表
  另外老師也提到圖書館太過於重視編碼化策略,缺乏個人化策略,讀者到書的那條連接線(bridge)常常是由廠商來建立的,館員應思考如何幫助連結讀者到書的那條線,而不是交由廠商來作。我想過度編碼化會普及化,使商品價值下降(因為隨處可見,讀者麻木了),因此可以適當運用客製化或在地化來吸引客戶,讓客戶感受到商品與自身的關聯。圖書館很需要創意思考,提供讓讀者感到與自身生活貼切相關的服務來提昇個人化策略。
  
  以便利商店來看,雖然其是編碼化策略的體現,但亦適當運用客製化服務吸引客戶,拉近與客戶的距離。
  例1:便利商店因為發現許多人越來越懶得花心思準備年菜,但又希望能在過年時吃到豐盛的年菜,因此特別規劃出年菜外送服務,讓有需要的人可以透過這樣的服務而有滿桌豐盛的菜餚過年。
  例2:有些便利商店地處偏遠,附近沒有其他文具店,因此也會另外賣文具,但有的便利商店因為處熱鬧市區,附近已有許多文具店,且附近客戶很少有此需求,因此不會特別賣文具。
  
  以網站來看,也可以找出類似的例子。
  例3:各國yahoo網站雖然版面差不多(編碼化),但也會視當地人民的瀏覽習慣、關心的時事,來放置不同的內容(個人化)。

  因此編碼化或個人化策略的發揮可先分析自身的競爭策略、客戶的需求來衡量。關於競爭策略的思考,也可應用到圖書館的經營上,個人覺得即是思考組織的核心價值,分析組織的優勢與弱勢:
*為何客戶要選擇您?
*您的產品服務跟其他競爭者有何不同?
*您的產品服務與知識資產,是否是其他競爭者難以模仿、取代的?

  老師上課介紹美國館員Casey Bisson運用各種自由軟體與Wordpress開發作opac,原名為WPopac,後改名為Scriblio。Library Views 圖書館觀點可查到Scriblio的相關資訊。個人覺得的優點是介面如同blog,容易操作,透過如blog分享的特性,可加強館員-館員、館員-讀者、讀者-讀者之間的分享。因為免費提供、自由開放,可避免走到廠商因為商業利益而生的那條線。Casey Bisson創新開發的精神值得學習。

  而文章提到,有效率的公司儘管新產品或服務成熟時,會維持原先知識管理策略不變,例如當某些產品變得普及化、大眾化時,原先個人化策略的公司就會去避開這塊領域的生意,以維持個人化策略。但老師也拋出問題:永遠用同一種策略是否是好的?此論點有些爭議性,在老師與同學的互動討論下,認為應視環境的轉變、公司的成長階段來衡量,而非一昧地堅守原先的知識管理策略。需先仔細審視公司的競爭策略為何,再決定是否要改變知識管理策略,以維持彈性。但維持彈性並不是三心二意,領導者必須要有清楚的策略,避免讓員工對優先性感到困惑,甚而因理念不同而引發派系鬥爭等政治化現象。所以編碼化或個人化策略之間的拉扯戰,最後應由公司的競爭策略決定,由競爭策略去推動知識管理策略,而非本末倒置由知識管理策略去牽動競爭策略。

  本週由我報告,報告過程中,感謝老師適時地舉出例子並給予建議,讓我對此篇文章有新一層的領略。特別印象深刻的是,老師靈活地結合生活中的例子,使文章的概念變得更易於理解。所以練習從生活去印證書上的學問,可以使書上的東西變得更有趣好玩,還可以知道哪裡有好吃喔!

知識管理課後心得 | 080319

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Managing Oneself (By Peter F. Drucker) [報告者:怡葳]

  其實每個人都有上天所賦予的禮物—某種天份或特質,但是需要我們認識自己才能夠發現到這個禮物。Drucker提出以回饋分析(Feedback Analysis)的方式來幫助我們認識自己。我們可以從行動、期望與結果相互比較下,找出自身的優勢。這讓我覺得管理像是一種修煉方法,幫助我們發現自身優缺點以維持或改正。

  Drucker這篇文章所說的管理,對我們的職涯發展提出許多寶貴的建議!像是他提到維持職場的人際關係、重視合作精神、認識同事、分析老闆、與溝通等等都可以說是會影響工作發展的關鍵因素。職場的人際關係常會影響到工作氣氛、合作則能運用自己與同仁的能力為公司創造價值。認識同事可以增進彼此的工作默契。分析老闆可以了解老闆所看重的業務、老闆對公司的經營理念。溝通則可以促進彼此知識分享,並嘗試站在對方的立場來看事情,避免誤會紛爭。

  而Drucker還提醒我們要發展副業!!

  我想這是因為現在資訊太過普及,每個人必須同時具備許多能力,所以工作的大環境常是變動、不穩定與競爭激烈的。發展副業可說是培養並運用我們的第二專長從事我們有興趣的工作,幫助我們變成自己想要的樣子,從主要事業以外的角度來看事情,也能對社會有些回饋。

  關於宜芳不贊同才華都是天生註定的看法,以及怡葳回應的人格特質是很難改變的看法,我認為如果期望自己成為怎樣的人,可以思考這樣的人具備哪些特質,自己是否能夠學習這些特質,或是即使原先不具備這些特質,是否也可以成為這樣的人。一開始可以先不用為自己設定太多限制,試著給自己多些練習的機會與行動,然後再進一步分析需要修正的地方、自己為甚麼辦不到的原因、這樣的挑戰與改變是否是自己真正想要的。如果還是辦不到,至少自己曾經親身努力嘗試過了,比完全都沒有試過就否定自己來得好一些。只憑空想與預設立場可能會對未親身嘗試的事情先有誤解,而忽略掉自身潛在的可能性。

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Teaching Smart People How to Learn (By Chris Argyris) [報告者:魯咪]

  聰明的人因為習於所看到的一切,反而不能看到新學習的人所看到的那面,而無法發揮創意或產生知識架構的轉變。專家也常常因為過於執著於理論,而無法突破研究,因此有許多發明家常是因為不小心犯了某個“錯誤”,意外發現成功的方法。

  這篇文章談到學習,讓我想到孔子說的:「學如不及,猶恐失之。」還有蘋果電腦創辦人Steve Jobs說的“Stay hungry, stay foolish.”學習應該要以開放的心,保持謙虛的態度,才可以讓我們能觀察到細微的事物、看事情的多種角度,避免成為井底之蛙。個人認為其實問笨問題也是需要勇氣與厚臉皮的,但真要下功夫學習,不恥下問才能幫助我們找出問題的癥結!

  圖書館員常因為專業,很難跳出既有的刻板形象與想法,因此館員即使煞費苦心提出了許多服務,卻常常得不到讀者的心。對讀者而言,圖書館只是獲取管道的多種方式之一,如果館員能打破原先對圖書館的定義,或許較能從讀者的角度認識圖書館在讀者心中的地位,發現讀者潛在的需求。

  而老師給我們做的個性分析測驗,我是屬於分析型,覺得蠻準的。不過我希望自己能感性或果斷一些,往和藹型或行動型的方向挪一些,因為有分析的特質若能加上感性的特質,比較不會給人有太大的距離感,若是加上果斷的特質,則能夠更迅速地將想法付諸於行動。

很美的禱文 分享

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"On falling in love with God"

Nothing is more practical than finding God, that is, than falling in love in a quite absolute, final way.

What you are in love with, what seizes your imagination, will affect everything. It will decide what will get you out of bed in the morning, what you will do with your evenings, how you will spend your weekends, what you read, who you know, what breaks your heart, and what amazes you with joy and gratitude.


Fall in love, stay in love and it will decide everything.


Origin uncertain:
formerly attributed to Pedro Arrupe, S.J. (1907-1991)
Superior General of the Society of Jesus 1961-1984

知識管理課後心得 | 080312

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個人知識管理 Personal Knowledge Management

  現代人的生活步調越來越緊張,因為接收資訊的管道越來越多,且必須在短時間內從成堆複雜龐大的資訊中理出頭緒,以因應不斷變動的環境。若能做好個人知識管理,則能幫助我們日理萬機,使工作、生活更有效率。例如運用行事曆軟體記下朋友的生日、在E-mail通訊錄中更新朋友的聯絡方式、或是用RSS閱讀器訂閱新聞網站的最新資訊等,這些活動乍看之下,如同生活的小習慣,其實也是個人知識管理的活動。善用工具來進行個人知識管理,可以把事情化繁為簡,使我們不必為了維護舊有的資訊、處理新進的資訊,而一直不斷重複作相同的建檔、修正檔案的動作,還可在需要的時刻,有效運用這些資訊。

  關於個人知識管理的應用,我認為必須要考慮的有以下幾點:
1.清楚了解個人知識管理之目的,選用合適的工具
 例如網路上有很多可供選擇的搜尋引擎,這些搜尋引擎各有其功能特色,必須要考量選用哪一種搜尋引擎,所提供的資訊比較能符合自己的目的與需求。當某人為了計畫旅遊想要上網找旅遊資訊,或是為了購買數位產品想要上網比較價格時,可能就必須運用不同的搜尋引擎來達到不同目的。

2.培養熟練工具的使用技巧
 在剛接觸個人知識管理工具時,可能不太熟悉工具的介面與操作方式,反而無法發揮工具的最大效用,因此必須要培養熟練的使用技巧,才能以最迅速方便的方式取得資訊。例如使用搜尋引擎,應輸入什麼關鍵字或如何設定進階搜尋都需要熟練的使用技巧,才能快速地找到完整相關的資料。又如規劃檔案夾、通訊錄的分類排序分式,都會影響到找資料的效率與方便性。

3.新的個人知識管理方式需要適應期
 個人知識管理的方式與個人使用習慣有關,比如查電話號碼,有人比較習慣直接打電話給104查號台或直接問人,有人則比較偏好上網查詢。對於習慣上網的人來說,可能覺得上網查電話,還比打104與對方溝通,並另外拿紙筆記下電話號碼來得方便。但對於不習慣操作電腦的人而言,可能覺得直接打電話或問人,還比另外開電腦連線查詢來得快。
 因此,即便工具本身的功能可依個人偏好去調整,但應用新的個人知識管理方式或許還是需要適應期。舉個人實例來說,記得以前國高中、大學幾乎都是用手抄筆記,到研究所後,因為對Office Word軟體的功能已算熟悉,以及在課堂報告時常會需要用電腦,便開始嘗試改用電腦在課堂上打筆記,一開始不太習慣這樣的方式,總覺得打字好像跟不上老師的講課速度,用手抄好像會比較快、也比較安心。然而漸漸適應熟悉後,開始發現手抄並沒有電腦來得迅速、也不能像電腦一樣可以即時增刪修改,所以有些課不帶電腦反而覺得不方便(習慣成自然,產生依賴感)。

  個人知識管理的好處在於幫助我們組織零碎的、瑣碎的記憶,讓我們的腦袋有空間思考真正重要的事情。電影「人骨拼圖」(The Bone Collector)即呈現出個人知識管理的效用,片中男主角原來是個警探,在癱瘓以前,每天都會閱讀四份報紙,了解新聞動態,並在工作之餘收集各種材質的東西,建立個人專屬資料庫。雖然癱瘓以後,不能行動自如,但他仍能運用資料庫的知識尋找新線索的靈感,並結合過去觀察累積的經驗,而得以順利破案。

  好的個人知識管理在工具與人良好的互動之下,可以在關鍵時刻,提出決策的重要參考依據。而依賴個人知識管理工具的同時,備份工作也是不可或缺的。

Peaceful Warrior 觀後感

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仔細看週遭的世界  跑去二輪戲院看,覺得這部電影會讓人想要好好地珍藏在心中...

  這部電影針對人生課題提出許多疑問,透過蘇格拉底與男主角米爾曼的精彩對話,點示出生命的意義。裡面讓我印象深刻的概念之一,是把握住當下此時此刻。

  我們常常不斷地在期待未來、為看不見的東西增添許多想像、在意他人的想法,卻無法專注於現在,就好像爬山時,常常會想什麼時候可以到終點,到了終點後,要好好飽餐一頓。但對於周圍的美景漫不經心,真正爬上終點後,沿途經過看到了什麼卻一點也記不得...這樣的生活就像是未曾真正活過。

  雖然我們聽過這些道理,也可以理解,但親身實踐卻不容易;智慧看似神秘,其實就是實踐。

  還沒看過的朋友問我這部電影是感人還是哲理的成份比較多,我仔細一想,驚訝這部電影真正吸引我的,是它的哲理。因為哲理很難以具象表達,但這部電影卻展現得淋漓盡致。

(圖片來源:Photowant.com)

知識管理課後心得 | 080227-080305

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  回想第一次上課時,小蝶老師要我們大家互相介紹,覺得很有趣,我想由別人介紹自己,也會對自己有新的認識,可以幫助了解到,原來別人眼中的自己是怎樣的。

  知識管理也許就像是這樣,透過每個人分享對同一件事情的不同看法或專業知識,以打破既定成見,激盪出前所未有的新發現,創造出新的可能性。平常上課學的都是先有的舊知識,但透過討論分享所產生的心得想法則是創新的知識。

  知識即經濟的時代,強調出知識對於一個組織是否能發揮績效有重要的影響。Sveiby—KM之父,認為知識資本即是組織的無形資產,知識管理是一門結合組織無形資產以發展出最大效益的藝術。組織內每位成員都有其專精的知識,隱含不為人知。這些知識就是公司重要的無形資產,雖然看不見卻很可能會為組織帶來重大成長與創新。然而為何說是一門藝術?首先因為要將這些隱含的、這些成員習以為常可能不自覺的專業知識挖掘出來,再來則是要讓成員體認到知識分享的重要,改變互相競爭的心態願意分享交流,此外還要能將各種來源的知識作適切的結合,才能創造出無形資產共同交集區的最大價值。

  知識轉移需要透過人與人之間密切的互動分享才能創新。因為這牽涉到成員彼此之間知識的相互關係。比如:負責幫公司訂貨的成員與調查各商家誠信的成員,一個能掌握貨品價格變動,一個能了解各商家出產貨品的優劣,當他們的專業知識結合在一起時(透過知識管理或經常的閒聊交談),則可以為公司訂到合理價格下品質最佳的貨品。而知識分享的文化形成可能需經由習慣漸成自然。但成功的前提是有上位者的大力支持與推動,鼓勵成員分享的機制,才能順利推行。

  另外,課堂簡報提到圖書館員也是知識管理師的一種,這賦予館員角色新的定義。從圖書館運作角度來看知識管理:1.閱覽組成員知道讀者喜歡看哪些書、讀者對書的需求。2.採編組成員知道哪裡可以買到比較便宜的書、哪些書品質好、較具公信力。3.系統組成員維護館藏目錄,方便讀者知道如何找到需要的資源。4.參考組成員整理組織專題知識、推廣分享圖書館資源的運用。5.讀者從圖書館提供的書籍資源獲得知識,並激發其創新知識,產生新的作品或研究。由此看出將知識與讀者作連結,是圖書館知識管理師的任務之一。

  最後整理SECI model + 內隱外顯4種組合的關係圖如下:
SECI model + 內隱外顯4種組合的關係圖
所以把上課心得轉成文字放到部落格則是內隱到外顯的過程囉!:)