知識管理課後心得 | 080430

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Building a Learning Organization (David A. Gravin)
[報告者:信昱]

  本週報告特別印象深刻的是,「有用的失敗:帶來深入見解與領悟,而擴大組織共有的智慧」。失敗為成功之母,若能從失敗中得到新的發現,也能夠帶領組織走向新的局面。就如之前課堂提到的霍桑實驗,乍看是失敗的實驗。受試者認為自己受到注目與特別的期望,而有榮譽感,因此不論工作條件如何調整,生產效能都能持續提昇,研究者無法從實驗去了解各種工作條件的變化對生產效能產生的影響。但是反而可以從這個“失敗”的實驗中,進一步發現,受重視與肯定會帶給員工很大的榮譽感,激發對工作的熱情,促使產能提昇。

  對於報告提到的「標竿學習(Benchmarking):持續將公司的產品、服務、作業與最強的競爭者或被認為是領導者的公司相加比較的過程」。我的看法是,標竿學習可以觀察了解他人的遠見在哪裡、如何設定願景、如何因應問題等經驗,藉此回頭審視自己的缺點或不足的地方,透過這些觀察來裝備自己。標竿學習可以從他人身上獲得激勵,學習他人的企業精神,但並非完全成為他人、跟著他人的影子走,甚至以壓垮他人為目的。真正的敵人是自己,因為自己看不到自己的缺點,所以需要標竿學習這面鏡子,以此提醒自己、超越自己,將他人身上所學得的東西,轉化創造出屬於自己獨特的核心價值。

  另外報告中提到的「顧客是最了解他們自己需求的專家,經理人必須觀察顧客的行為」。以此觀之,圖書館的顧客就是讀者,那麼經理人可以是館員。讀者最了解自己需求,但有時亦可能因為不知道圖書館有哪些資源可供使用,所以沒有發現到自己對圖書館資源的需求與取用方式。館員則必須以開放的心、傾聽讀者的意見與抱怨,觀察讀者的行為來了解讀者的需求。

  關於圖書館是不是學習型組織的問題,以及到目前課堂上所學到的東西,讓我不由得想起圖書館學新五律:

美國學者克福特(W.Crawford) 和高曼(M.Gorman) 於1995年在阮岡納贊圖書館學五律的基礎上,提出圖書館學新五律 (Five New Laws of Librarianship)。

(1)圖書館為全人類服務(Libraries serve humanity)
圖書館最主要的理念就是“服務”,即使受到網路科技的衝擊,圖書館所扮演的角色與地位逐漸轉變,但恆久不變的是圖書館的服務理念。服務人類、推廣知識即是圖書館背後最主要的推動力。

(2)知識傳遞多元化 (Respect all forms by which knowledge is communicated)
尊重各種知識媒體的傳播方式,使知識傳遞能透過多元的方式達成目的。不刻意減少知識媒體可供選擇的傳播方式。讓知識可以傳遞的方式更廣泛,習慣不同傳播方式的讀者均能使用。

(3)保障學術自由研究 (Protect free access to knowledge)
知識應被共享與自由開放取用,圖書館應為保障各種不同學術思想的機構,讓讀者能接觸各種不同思考角度的知識。

(4)善用科技加強服務 (Use technology intelligently to enhance service)
善用科技的便利性來加強圖書館的服務,改變圖書館與讀者之間的人際社會關係,讓圖書館可以更深入讀者的日常生活中,拉近彼此的距離。也能注意不過分依賴科技,科技只是手段,仍須重視各種層面的實體服務。

(5)尊重往昔開創未來 (Honor the past and create the future)
另一種翻譯是承先啟後再創新。表示為了跟上時代的脈動,必須以創新的精神來提昇圖書館的價值。但亦必須尊重傳承過去所累積的智慧與經驗,以避免為了科技,捨去圖書館最重要最根本的服務理念與人文精神。

  圖書館學新五律似乎也涵蓋知識管理的概念與學習型組織精神呢!

台大聽演講心得 | 080428

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Scientific Collaborations: Challenges & Solutions
(Diane H. Sonnenwald)

  本週一到台大圖資所視聽室聽演講,主題是有關學術協同合作的挑戰與解決方案。Sonnenwald女士先介紹學術協同合作的挑戰,並以實例研究輔助說明。演講期間,有許多在座的參與者向Sonnenwald女士發問,其中談到協同合作最大的困難在於信任與尊重,而勇於發問表達則有助於溝通成效。

  因為聽不太清楚,所以到Sonnenwald女士提供的網址參考,Challenges in sharing information effectively: examples from command and control (http://informationr.net/ir/11-4/paper270.html),以下針對該網址談及如何有效分享資訊的部分做簡略翻譯與整理。

*意識到差異存於分享符號的意義
不同社會團體、組織與學科可能會發展獨特符號的意義,例如向我們常見的交通號誌,或是學術界常用的專業術語。有時相同的符號可能會有多種不同的含意,有時需要從其他人的行為與反應提供線索,以幫助辨別符號意義解讀的差異。對於共同工作的人,經過一段時間可以建立相同的基礎,且有必要去辨識與解答對符號意義解讀的差別。

*分享資訊的意涵(言外之意)
假使一個小孩要去觸碰爐上滾燙的鍋子,附近的成人會立刻警告小孩,並解釋鍋子是滾燙的,如果手碰到會被燙傷。然而如果是一個少年,要去端滾燙的鍋子,而未戴防燙手套,附近的成人則會提醒少年鍋子很燙,但不會做進一步的解釋。因為成人預先假定少年已經知道未戴防燙手套直接去端滾燙鍋子的影響。在協同合作的某些情況下,也會因為傳送者的預設心理,無法使分享資訊的意涵能更清楚的傳達給資訊接收者。

*了解分享資訊中情緒的表達
個人會以言語中的情感以輔助傳達資訊。相同的字彙可能會依據傳達情感而有不同的意義。如果是以開心放鬆的口氣來傳達資訊,表示事情並未如想像中嚴重。而如果以焦慮不安的語氣來述說,則表示講者可能含有指責的意思。

*重建信任
信任有許多定義,綜合其義則可以指為心理狀態能接納因對他人行為或意圖持有正向期望所可能造成的傷害。信任牽涉到風險或損失的可能性,相互依賴或對他人的依賴。不信任則有相反的意涵,表示只對他人行為或意圖有負面預期,沒有風險且獨立於他人之外。

  覺得Sonnenwald女士提供的解釋與說明,非常平易近人,且能理解到傳遞訊息過程中,人是主要的關鍵,可能會因為人對對符號有不同解讀方式、對接收者存有預設立場、對資訊或說話語氣有不同的詮釋方式、對雙方的信任與尊重,而導致不同的結果。這些變動因素即是協同合作中所面臨的挑戰。因此在協同合作過程中,不應預先假設彼此都有相同處境立場,而要加強對彼此的了解,以信任尊重態度充分溝通。

知識管理課後心得 | 080423

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LEARNING FROM NOTES: Organizational Issues in Groupware Implementation (Wanda J. Orlikowski) [報告者:怡融]

  本週文章介紹Groupware群組軟體如何影響公司的運作。群組軟體是指電腦應用工具,結合電子郵件、文件分享、電子表單等等功能,如Lotus Notes,即是提供整合各種溝通工具的平台。群組軟體調整公司的空間與時間,對於需要隨時掌握市場脈動的公司會很有幫助。公司透過群組軟體可以整合員工的工作流程、溝通方式,且有固定的分享交流平台可以交換知識。觀看介紹Intel公司影片的心得,可以感覺到Intel公司似乎較不重視人與人面對面的溝通互動,工作範圍可能劃分很清楚,需要大量依靠透過電子郵件、電話等工具來溝通,或許就很需要群組軟體來達到溝通的目的吧!不過,個人認為群組軟體的應用,需視公司的性質而定,若公司重視內隱知識的傳遞,群組軟體的幫助可能有限,因為有些內隱知識必須透過實際觀察才能領會。

  老師補充的Social Shaping of technology,表示人類社會的變動因素與力量決定了科技背後的設計、發展、調度與實行。但我發現可以反過來說科技也影響了人與人之間的社會關係。舉例來說,因為人類社會有溝通聯繫的需要,所以過去傳統信件演變成電子郵件,然而電子郵件的迅速傳遞訊息的特性,也改變了人類溝通聯絡的習慣,像是期待對方回信的速度比過去傳統信件來得快、寫電子郵件用的敬語比傳統信件簡略;另外過去多數人不會隨便留家裡地址給商家聯繫,但現在可以留電子郵件給不熟的人。一開始人類因為需要科技的便利性來互相溝通,而由於網路科技的便利與匿名性,反被科技制約,仰賴科技以維持人際互動,進而影響人際社會的發展。

  所以科技與人類社會的關係:科技←→人類社會,可以是不斷相互影響的。

知識管理課後心得 | 080416

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Knowledge Flows and the Structure of Control within Multinational Corporations (Anil K. Gupta and Vijay Govindarajan) [報告者:惠雯]

  本週報告的文章主要是在說明多國企業子公司間不同的策略背景,並描述子公司間不同知識流類型之差異與管理。多國企業子公司間策略應用的差異不僅存在於知識流,亦存在於產品流、資金流、當地的策略重要性、當地資源與能力的層級等,亦須採不同管理機制。而從全球創新者、整合者、執行者與地區創新者在「全球性的責任感與權力」比較曲線圖,可以看出責任感與權力的關係曲線形狀幾乎是以相同的方式發展,而權力越大者,責任相對也越重。

  關於「擁有較不確定性忍受度的管理者,面對不確定的環境的處理表現較好。」則讓我想到這有點像「慢就是快」的哲學,當管理者面對不確定時,若是急於行動,做出錯誤的決策,可能要付出更多的時間與力氣修正先前錯誤的決定,甚至可能需要重頭來過。如果管理者在面對不確定時,能夠先忍住心裡的焦急,放慢腳步多收集相關的資訊,探聽可能的消息,盡可能從混沌未明的狀態中理出頭緒,等待適當的時機放手一搏,則比較能做出正確可靠的決策,雖然出招的動作慢,但是決策較為正確可靠,比急於行動的錯誤決策少付出時間與力氣來彌補錯誤,行動反而更快達成目標。

  另外很喜歡銘心老師介紹給我們的詩,Stories of the Human Spirit (T.S. Eliot, 1888-1965) -The Rock(1934)。老師提到這首詩的背景是在工業革命後的工作生活。當人們從農業生活轉為工業生活的時候,原先生活型態、人與人的關係也跟著改變了!詩人Eliot觀察細微,且很有遠見地向人們發出了警惕之鐘!!

  這首詩也讓我聯想到電影-「穿越時空愛上你Kate & Leopold」(梅格萊恩、休傑克曼主演)。這部電影所強調的是,當人們汲汲營營忙著賺錢、忙著發明...當科技越來越發達,生活方式比以前便利,但生活步調卻只有越變越緊張,逐漸忽略甚至輕視過去累積的智慧!

  於是工廠壓低成本,只重快速大量的生產方式,忽視商品的品質與誠信;於是人與人的關係只求利益,忽視應有的尊重與禮貌。這樣的結果,使人外在生活上可能進化成機器人,但為求目的不擇手段的內在則退化成了野獸。所以人們把自己變成賺錢的工具,陷入了不快樂與一直無法滿足的漩渦中。

  以前上課聽賴老師提到的例子,一個老師傅手工所做出來的饅頭,包含的是老師傅對於麵粉與水比例調和的技巧、對天氣溼度變化的觀察、揉捏饅頭的力勁、蒸饅頭的火候大小等累積多年的經驗。然而一個機器所生產出來的饅頭,麵粉與水的比例均一化,不論天氣溼度如何變化都用相同的水與火候,當然機器壓饅頭的力量也是固定的。也許工廠為求大量生產以機器製造出的饅頭可以賺很多錢,但是咬起來的嚼勁怎麼樣都比不上老師傅手工做出來的饅頭那樣的好吃,因為機器無法取代老師傅累積多年的經驗與做饅頭的用心。

  生命是該浪費在美好事物上,但所謂的美好事物不是只有賺錢。

喜愛的詩集—星星和蒲公英

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《星星和蒲公英》金子美鈴 著 / 李敏勇 編譯 / 朱美靜 繪圖

這是日本女詩人—金子美鈴 的作品,
金子美鈴的一生其實並不順遂,正當花樣年華時即離開人世,
童謠詩的風格使人停下匆忙的腳步,
回過頭來聆聽內在幽微的聲音,
彷彿又穿過時光隧道重返童年,
燃起對生命中的單純美好與珍貴情感的記憶...

金子美鈴肖像紀念郵票
金子美鈴 (Kaneko Misuzu) 紀念郵票
(圖片來源:點此連結)

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我,小鳥,鈴鐺 | 摘自《星星和蒲公英》金子美鈴 著

即使我把手臂張得大大的,
我也不能飛到天空。
但一隻能飛的小鳥,
不能在地面跑得像我一樣快。

即使我搖動我的身體,
我也不能像鈴鐺發生美妙聲音。
但鈴鈴發響的鈴鐺,
不能像我知道很多歌曲。

鈴鐺,小鳥和我,
不相同但都是美好的。

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那是回音嗎? | 摘自《星星和蒲公英》金子美鈴 著

當我說「我們來玩」,
它說「我們來玩」。

當我說「笨蛋」,
它說「笨蛋」。

當我說「我不再跟你玩了」,
它說「我不再跟你玩了」。

因為這樣,後來
我變得傷心,
後來我說「對不起」,
它說「對不起」。

那是回音嗎?
不,那是我們自己。

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積雪 | 摘自《星星和蒲公英》金子美鈴 著

上面的雪
一定覺得冷。
輕盈地依偎著冰冷的月光。

底部的雪
一定覺得沈重。
負荷成百人的重量。

中間的雪
一定覺得孤單。
它既看不見天也看不見地。




知識管理課後心得 | 080409

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Knowledge Management Strategies:Toward a Taxonomy
(By Michael Earl) [報告者:文馨]

  本文根據企業知識管理所關心的技術學派Technocratic、經濟學派Economic、行為學派Behavioral三大面向,向下細分七種知識管理學派。

  老師提出技術學派與行為學派跟之前的二分法很相近,從老師的圖例中,可以看出如果以技術學派的觀點來看圖書館,則會集中在圖書館編目加工這類需要倚靠特定專門領域知識的工作上;如果以行為學派的觀點來看圖書館,則會集中在圖書館與出版業之間交流溝通的工作上。由此可見,組織有時可以選用或並行不同知識管理學派的管理方式,運用各學派的特色互補所欠缺的地方,使組織不同性質的業務得以順利推展。反過來說,不同知識管理學派的應用觀點會影響到組織側重的競爭策略與發展方向。
知識管理學派應用觀點會影響組織發展方向  在七個知識管理學派當中,最讓我感到印象深刻的是策略學派(Strategic)。因為策略學派包含其他學派的內涵,最大的特色在於組織屬於知識產業,目標是將知識轉換成以知識為基礎的產品/服務,所以知識本身被視為組織與他人競爭的關鍵。因此,知識本身的創造與運用主導著組織的核心競爭策略。這跟之前所學到的:「應以組織的競爭策略為前提來決定合適的知識管理策略」似乎正好相反。個人認為原因在於其他學派則將知識作為創新產品/服務的“工具”、“概念”或是“過程”,此時知識管理策略扮演“支援”競爭策略的角色,以協助組織開發出符合競爭策略的創新產品/服務。而使用策略學派的組織,將知識本身當作組織的產品/服務,在此情況下,知識即是與他人競爭的關鍵產品/服務,便是由知識管理策略去“主導”競爭策略了。

  另外,老師也鼓勵我們以創意思考去發展延伸Michael Earl的知識管理學派表格,我認為三個面向下的七個知識管理學派彼此之間互有關聯,應能並行支援,其中以技術學派為基礎,並適時運用經濟學派與行為學派來維護組織開發產品/服務的運作,呈現如下圖所示:
三面向知識管理學派關係圖